راهنمـاي استفـاده از سـرويـس پسـت الكتـرونيـك (E-Mail)

 

Ø  مقدمه

پست الكترونيكي يا Email يكي از سرويس‎هاي قديمي، مهم و پرطرفدار اينترنت است كه توسط بيشتر كاربران مورد استفاده قرار مي‌گيرد. اين سرويس به دو صورت قابل دسترسي است:

الف. پست الكترونيكي مبتني بر وب (Web-based Email)

ب. پست الكترونيكي مبتني بر نرم‎افزارهاي Email

     اكنون با اين پيش ‎فرض كه خواننده اين راهنما داراي يک آدرس پست الكترونيكي (Email) بر روي يكي از سرويس دهندگان پست الكترونيكي است، ‎به مقايسه دو روش فوق مي‎پردازيم.

 پست الكترونيكي مبتني بر وب (Web-based Email)

در پست الكترونيكي مبتني بر وب، كاربر پس از باز كردن يك صفحه مرورگر اينترنتي مانند Internet Explorer يا باختصار IE، آدرس سرويس‎دهنده پست‎ الكترونيكي خود (مانندhttp://mail.yahoo.com) را در قسمت Address وارد مي‌كند و سپس با ظاهر شدن صفحه مربوطه - ضمن راهنمايي‎هاي پي‎درپي آن - از اين سرويس بهره‌‎مند مي‎شود. در اين حالت، استفاده از سرويس پست الكترونيكي با گشت‌زني در وب و از طريق يك مرورگر اينترنتي (در اين مثال Internet Explorer) انجام مي‌شود.

اکنون مراحل كار را ازابتدا تا فرستادن يك نامه، بطور خلاصه و به ترتيب مرور مي‌كنيم:

- ابتدا يك صفحه IE را باز كنيد، در قسمت Address آدرس سرويس‎دهنده Email خود را وارد نموده و كليد Enter را فشار دهيد.

- در صفحه جديد و در قسمت مربوطه ID و Password خود را به دقت وارد نموده، كليد Enter را فشار دهيد.

- در صفحه‌اي كه باز مي‌شود، منوي اصلي سرويس Email را همراه با يك پيام خوش‎آمدگويي ملاحظه مي‎كنيد. دكمه New را كليك كنيد.

- در صفحه جديد، آدرس گيرنده(To)، موضوع (Subject) و متن نامه را تايپ كرده، دكمه Send را فشار دهيد.

ا- درصورت تمايل و به منظور بستن صندوق پستي خود و خروج از آن، دكمه‎ Log Out را كليك كنيد.

     مراحل فوق با اين فرض كه همه كارها به درستي انجام شده و هيچ مشكل خاصي سد راه نگرديده، بيان شده‎ است. در حالي كه در برخي موارد، فرستادن يك نامه با استفاده از اين روش، در بيش از 5 مرحله انجام مي‌شود.  بطور مثال، ممكن است در همان مرحله اول، ارتباط با سايت مورد نظر به هر دليل برقرار نشده و صفحه Cannot find server پديدار گردد و يا در مرحله دوم به دليل عدم دقت كافي در وارد كردن كدهاي شناسه و رمز عبور، صفحه ديگري با عنوان Invalid Login ظاهر شود و ...

     پست الكترونيكي مبتني بر وب داراي مزاياي متعددي است که مهمترين آنها عبارتند از:

- عدم وابستگي به نرم‎افزار خاص و تنها نياز به يك مرورگر اينترنتي (مثل Internet Explorer)

- نداشتن محدوديت در استفاده از انواع پروتكل‎هاي پست الكترونيكي نظير POP3 و SMTP

- استفاده از برخي امكانات جنبي سرويس پست الكترونيكي مانند WebDisk

     از سوي ديگر، اين سرويس معايبي نيز دارد، به عنوان مثال:

- تعداد مراحل مختلف جهت انجام هر گونه عملياتي از جمله ارسال و دريافت نامه‎ها، نسبتاً زياد است.

- هر صفحه وب معمولاً داراي اطلاعات اضافي ديگري مانند نوشته‎ها، تصاوير و نشانهاي تبليغاتي است كه زمان بارگذاري آن صفحه را طولاني تر كرده و در مجموع زمان استفاده كاربر از سرويس پست الكترونيكي مبتني بر وب را افزايش مي‎دهد. اين عيب در وب ‎سايت‎هائي مانند سايت Hotmail.com كه درون صفحات خود از تصاوير گرافيكي پيچيده ‎تري بهره گرفته‎اند، محسوس ‎تراست.

- احتمال اشتباه كاربر در تايپ مواردي از قبيل آدرس سايت، كد كاربري، كد رمز و ... و همچنين مدت زمان وارد كردن آنها براي كاربراني كه از سرعت و دقت كافي در تايپ كردن برخوردار نيستند، بطور چشمگيري افزايش مي‎يابد.

- احتمال افشاي كد رمز صندوق پستي در اثر تايپ مكرر آن در مقابل چشم ديگران – بويژه اگر از عبارات ساده به عنوان كد رمز استفاده شده يا كاراكترها به كندي تايپ شود - وجود دارد.

- امكان كار به صورت Offline وجود ندارد. اين بدان معنا است که كاربر نمي‎تواند به محض ورود به صندوق پستي خود و به منظور صرفه‎جوئي در حساب اشتراك اينترنتي و استفاده بهينه از خط تلفن (در تماس‎هاي Dialup)، ارتباط خود را با اينترنت قطع كرده و شروع به تايپ متن نامه(خصوصاً نامه‌هاي طولاني ) نمايد.

- اگر كاربري داراي چند آدرس پستي بر روي يك سرويس‎دهنده باشد، اغلب نمي‎تواند به طور همزمان به همه آنها سركشي كند، بلكه به دلايل فني ناچار است اين كار را به نوبت و يكي پس از ديگري انجام دهد.

     موارد فوق كه همگي جزء معايب استفاده از پست الكترونيكي به  روش مبتني بر وب هستند، از مزاياي روش دوم به شمار مي‎آيند. هر چند كه استفاده از روش دوم يعني پست الكترونيكي مبتني بر نرم افزار گاهي اوقات مقرون به صرفه نمي‎باشد. جهت دسترسي به فهرست كاملي از  سايت‎هاي ارائه دهنده سرويس مجاني پست الكترونيكي(Email) مي‎توانيد به آدرس www.emailaddresses.com مراجعه كنيد.

پست الكترونيكي مبتني بر نرم‎افزارهاي Email

تا به حال، نرم‎افزارهاي مختلفي براي استفاده از پست الكترونيكي توليد شده‎اند كه كاربرد برخي از آنها براي كاربران رايگان است (نظير Outlook Express) و برخي  ديگر رايگان نيستند كه از آن جمله مي‎توان به EudoraMail، NetscapeMail، IncrediMail اشاره كرد.

     همه اين نرم‎افزارها داراي خصوصيات مشترك زير مي‎باشند:

الف- دريافت مشخصات كامل (از قبيل آدرس سايت، كد كاربري، كد رمز، پروتكل ارتباطي و ... ) از كليه آدرس‎هاي پست الكترونيكي كاربر جهت ارسال/دريافت نامه به/از آنها

ب- مديريت و امنيت كافي جهت نگهداري نامه‎ها و فهرست آدرس‎ كاربران

ج- برخورداري از سرعت مناسب جهت مبادله نامه‎ها

د- نداشتن محدوديت فضا جهت نگهداري، ارسال و دريافت نامه‎ها

     در ادامه با کاربرد ساده و پيشرفته Webmail كه يكي از سرويسهاي پست الکترونيکي مبتني بر وب ميباشد آشنا خواهيد شد. پس از آن، خصوصيات و شيوه استفاده از نرم افزار پست الکترونيکي  Outlook Express به تفصيل معرفي خواهد شد.

 

 


Horizontal Scroll: فصل اول
 

 

 

 


معرفي و کاربرد ساده Webmail

 

 

Webmail يکي ازسرويس هاي پست الكترونيكي مبتني بر وب است. اين سرويس كه از سال 1380 راه‎اندازي شده تاكنون تغييرات زيادي را پشت سر گذاشته است و هم اينك جديدترين نسخه آن جهت استفاده در اختيار كاربران محترم سرويس Email دانشگاه مي‎باشد. از جمله مزايا و توانائي‎هاي اين سرويس مي‎توان به موارد زير اشاره كرد:

اعتبار بيشتر آدرس‎هاي پستي دانشگاهي نسبت به آدرس‎هاي سرويس ‎دهندگان رايگان پست الكترونيكي بين‎المللي نظير Yahoo و Hotmail از نظر اطمينان از عدم حذف نامه و پاسخگويي به آن توسط گيرنده.

1- سهولت استفاده از آن همانند سرويس دهندگان پست الكترونيكي بين‎المللي مشهوري نظير Yahoo و Hotmail با بهره ‎گيري از يك رابط ساده

2- امكان ارسال/دريافت نامه از طريق وب با بهره‎گيري از نرم‎افزارهاي كمكي پست الكترونيكي نظير Outlook به پشتيباني پروتكل POP3

3- واگذاري فضاي بسيار زياد (100 MB) جهت ذخيره‎سازي نامه‎ها و فايل‎هاي كاربران

4- مجهز بودن به ويروس ‎ياب براي جلوگيري از آلوده شدن نامه‎ها و صندوق‎هاي پستي كاربران به انواع ويروس هاي کامپيوتري

5- نوشتن نامه‎ها همراه با امكان ذخيره سازي و افزودن انواع پيوست به آنها

6- پيكره بندي دقيق صندوق پستي توسط هر كاربر و مطابق با نظر وي

7- جستجوي پيشرفته در نامه‎ها و پوشه‎هاي صندوق پستي

8- غلط ‎گيري متن نامه‎هاي انگليسي به كمك فرهنگ واژگان

9- مديريت  WebDiskجهت ذخيره‎سازي و آرايش فايل‎هاي كاربر در اينترنت

10- مديريت آدرس‎هاي پستي از طريق Address Book

11- مديريت پوشه‎هاي پيش‎فرض (Default Folders) و تعريف ‎شدني توسط كاربر (User-defined Folders)

12- مديريت فيلترها به منظور جلوگيري از ورود نامه‎هاي ناخواسته و مزاحم به صندوق پستي

     با اين مقدمه اکنون به شرح چگونگي کاربرد و استفاده از Webmail مي‎پردازيم. ابتدا نحوه ارسال، دريافت و پاسخگويي نامه را بطور ساده مطرح كرده، آنگاه يكبار ديگر همه اين مراحل با توضيحات كامل ارائه خواهد شد. همچنين در خلال كار به برخي از قابليت‌هاي مهم اين سرويس نظير دفترچه آدرس‎ اشاره شده و شرح برخي ديگر نظير WebDisk به فصل 3 موكول خواهد شد.

ورود به صندوق پستي

براي ورود به Webmail مراحل زير را دنبال كنيد:

1- ابتدا يك صفحه IE باز كرده، ‌آدرس اينترنتي دانشگاه علوم پزشكي اصفهان را در آن وارد كنيد.              http://www.mui.ac.ir/

2- پس از ظاهر شدن صفحه اصلي، درصورتي كه متن آن را به فارسي مشاهده نموديد، روي لينك ”پست الكترونيك دانشگاه“ كليك كنيد و اگر متن صفحه به  انگليسي بود روي لينك "MUI Webmail" كليك نماييد. (شكل روبرو)

 

 

3- در صفحه جديد، شناسه و كدرمز صندوق پستي خود را وارد كرده، سپس نام سرويس ‎دهنده پست الكترونيكي خود را انتخاب نموده و دكمه Login را فشار دهيد. (شكل زير)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4- اکنون صفحه‎اي جهت ايمن‎سازي ارتباط شما با سرويس‎دهنده ظاهر مي‌شود. روي دكمه Yes در پنجره Security Alert كليك كنيد. (شكل زير)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


5- در صورتي كه اعتبار مشخصات وارد شده از سوي كاربر توسط سرويس‎دهنده شما تأئيد نگردد، پنجره عدم اعتبار ظاهر مي‎شود. (شكل زير- سمت چپ) جهت تكرار عمل ورود مشخصات قبلي بايد روي گزينه Try Again كليك نماييد. در غير اين صورت، يك پيغام خوش‎آمد گويي درنخستين نوبت اتصال ظاهر مي‌گردد كه از شما تقاضا مي‎كند اطلاعات مربوط به پيكرهبندي صندوق پستي خود را بازنگري و تكميل نماييد. (شكل زير- سمت راست) حال  دكمه Continue را فشار دهيد.

 

 

6- اكنون پنجره ديگري به نام User Preference ظاهر مي‌شود كه حاوي اطلاعات پيش ‎فرض مربوط به پيكره بندي صندوق پست الكترونيكي كاربر است.  به منظور استفاده هر چه سريع ‎تر و ساده ‎تر از Email خود، دكمه Back واقع در گوشه سمت چپ بالاي پنجره را كليك كنيد ( و يا دكمه Save واقع در انتهاي اين پنجره را كليك نماييد)  تا وارد صفحه اصلي صندوق پستي خود شويد. (شكل صفحه بعد)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


توضيحات كامل مربوط به امكانات و تنظيمات اين پنجره در انتهاي فصل 2 آمده است.

تذکر: پنجره‎هاي خوش‎آمدگويي و User Preference تنها در اولين مرتبه استفاده از صندوق پستي ظاهر شده و در دفعات بعدي، كاربر با وارد كردن مشخصات كاربري خود، مستقيما وارد پوشه Inbox خواهد شد.

 

 

7- در شكل بالا، تصوير صفحه اصلي صندوق پستي خود و يا به عبارت ديگر محتواي پوشه Inbox را مشاهده مي‎كنيد.

     اين صفحه از اجزاي مختلفي تشكيل شده كه نام و طرز کار هر يك از آنها به مرور و همراه با مثال‎هاي عملي متعدد شرح داده خواهد شد. لذا براي کسب نتايج بهتر، توصيه مي‎شود که در هر بخش تنها به دستورالعمل همان بخش عمل كرده و از دستكاري ديگر گزينه‎ها خودداري نماييد.

     با دقت در عناوين درج شده روي نوار آبي رنگ بالاي پنجره قبل خواهيد ديد كه اين نوار از قسمت‎هاي زير تشكيل شده است:

شناسه صندوق پستي كاربر

فضاي اشغال شده توسط صندوق پستي به دو واحد حجمي (برحسب كيلوبايت) و درصدي

تاريخ و ساعت اتصال به صندوق پستي كه از سوي سرويس‎دهنده تنظيم مي‎شود.

 


ارسال نامه

با دقت در تصوير قبل متوجه مي‌شويد كه اين صندوق در حال حاضر خالي است. اين موضوع از سه طريق قابل درک مي‌باشد:

1- مقابل نام پوشه Inbox واقع در گوشه سمت چپ بالاي پنجره، عدد 0/0 درج شده است.

2- در گوشه سمت راست بالاي پنجره، پيغام” No message درج شده است.

3- رديف مربوط به نامه‎هاي رسيده واقع در پائين پنجره، خالي است.

     توجه داشته باشيد که معمولا هر صندوق پستي بطور پيش ‎فرض از 5 پوشه يا Folder اصلي زير تشكيل شده است:

Inbox    محل نگهداري نامه‎هاي رسيده

Saved    محل نگهداري نسخه پشتيبان نامه‎هاي رسيده

Sent      محل نگهداري نسخه پشتيبان نامه‎هاي ارسالي

Draft     محل نگهداري نسخه پشتيبان نامه‎هاي تكميل نشده

Trash    محل نگهداري موقت نامه‎هاي حذف شده

     شما هم مي‎توانيد بنا به نياز و يا به دلخواه خود پوشه‎هائي ساخته و به فهرست فوق اضافه كنيد. اين قابليت بطور کامل در فصل 2 توضيح داده خواهد شد.

     با کمي دقت، متوجه خواهيد شد كه مقابل نام هر يك از اين پوشه‎ها و در داخل پرانتز دو عدد نوشته شده كه با علامت / از يكديگر جدا شده‎اند. عدد سمت راست به معناي تعداد كل نامه‎هاي موجود در آن پوشه خاص و عدد سمت چپ به معناي تعداد نامه‎هاي خوانده شده است. مثلاً عبارت Inbox (2/5) به اين معني است كه 2 عدد از 5 نامه موجود در پوشه Inbox خوانده شده است. علاوه بر آن، نامه‎هاي خوانده نشده نسبت به خوانده شده داراي فونت پررنگ‎تري هستند.

     در سراسر اين راهنما از آدرس پستي مربي يعني trainer@mui.ac.ir  به عنوان مثال استفاده شده است.  در هنگام تمرين عملي، شما بايد آدرس خود را جايگزين آن نماييد.

     حال به عنوان اولين تجربه ارسال نامه الكترونيكي، مي‎خواهيم يك نامه براي خود بفرستيم. از آنجا که فراگيري كامل امكانات سرويس Email نياز به فرستادن نامه‎هاي بسيار زيادي دارد، انتخاب هر آدرس ديگري به عنوان گيرنده‎ ممكن است موجب بروز مشكل و ايجاد مزاحمت براي گيرنده از نظر پر شدن صندوق پستي وي، احتمال آلودگي به ويروس و مشكلات ديگري از اين دست شود. بنابراين، توصيه مي‎شود اين نكته را تا انتهاي راهنما به خاطر داشته باشيد.

     براي شروع كار روي دكمه New واقع در گوشه سمت چپ بالاي پنجره كليك كنيد. پنجره Compose Message مطابق شكل زير ظاهر مي ‎شود.

 براي تهيه يك نامه ساده بايد مراحل زير را دنبال كنيد:

1- در قسمت To آدرس گيرنده نامه (به عنوان مثال آدرس خود) را وارد كنيد.

 

 

2- در قسمت Subject موضوع نامه خود را تايپ نماييد.

3- در وسط پنجره، فضاي بزرگي وجود دارد كه محل تايپ متن نامه مي‎باشد. در اين قسمت هم يك يا چند جمله كوتاه تايپ كنيد.

4- دكمه Send واقع در بالاي محدوده متن نامه را فشار دهيد.

با انجام چهار دستور فوق و درصورت صحت آدرس پستي، نامه شما به مقصد ارسال خواهد شد. اگر از ارسال نامه منصرف شديد، دكمه Back يا Cancel را كليك كنيد.

     اگر آدرس گيرنده معتبر نباشد، ارسال نامه با صدور پيغام خطا همراه خواهد شد. (شكل زير)

تا اينجا مراحل فرستادن نامه تكميل شد. نتيجه كار خود را مي‎توانيد در مرحله بعد مشاهده كنيد.

     هميشه پس از ارسال موفقيت‎آميز يک نامه، مجدداً به همان پوشه‎اي برمي‎گرديد كه عمل تهيه نامه از آنجا شروع شده است. در اين مثال چون تهيه نامه از پوشه Inbox آغاز شده، مسير بازگشت هم به سمت همين پوشه مي‎باشد. در هر حال، دكمه New كه از آن براي وارد شدن به پنجره Compose Message  و نوشتن نامه استفاده كرديد، از هر يك از پوشه‎هاي 5 گانه اصلي قابل دسترسي مي‎باشد.

دريافت نامه

در مثال قبلي، درصورتي كه آدرس پست الکترونيکي خود را در قسمت To وارد كرده باشيد، نامه فرستاده شده وارد صندوق پستي خودتان خواهد شد و شما نتيجه كار را بلافاصله خواهيد ديد. (شكل زير)

     با دقت در تصوير فوق متوجه خواهيد شد كه چهار تغيير زير در پوشه Inbox اتفاق افتاده است:

الف- مقابل نام پوشه Inbox واقع در گوشه سمت چپ بالاي پنجره، عدد 1/1 درج شده، به اين معنا كه يك نامه در اين پوشه وجود دارد كه هنوز خوانده نشده است.

ب- در گوشه سمت راست بالاي پنجره، پيغام” 1 unread / 1 messages “ درج شده كه مؤيد توضيحات بند الف است.

ج- رديف مربوط به نامه‎هاي رسيده واقع در وسط پنجره شامل يك سطر از مشخصات نامه‎هاي موجود در صندوق پستي است.

د- يك پنجره كوچك حاوي تعداد پيغام‎هاي رسيده براي چند لحظه روي صفحه ظاهر مي‎شود.

     در شكل فوق، نامه رسيده داراي 5 مشخصه است كه عبارتند از:

الف- نماد وضعيت نامه (پاكت نامه دربسته زرد رنگ       به مفهوم نامه خوانده نشده يا   Unread Emailاست)

ب - تاريخ و ساعت فرستادن نامه (Date)

ج - نام فرستنده (Sender)

د - موضوع نامه(Subject)

هر- حجم نامه (Size) برحسب بايت

     همه نامه‎هاي رسيده بطور پيش ‎فرض براساس جديدترين تاريخ و به صورت نزولي مرتب مي‎شوند. يعني هميشه نامه‎ جديدتر بالاتر از نامه‎هاي ديگر قرار مي‎گيرد. اين نوع مرتب ‎سازي از يك نماد فلش كه در كنار نام ستون مرتب كننده قرار مي‎گيرد، مشخص مي‎شود. در حالت عادي اين نماد در ستون Date و به سمت بالا (به معني نزولي بودن ترتيب) قرار گرفته است. با كليك كردن روي نام همان ستون، روال مرتب ‎سازي آن تغيير خواهد کرد. همچنين اگر روي عناوين ستون‎هاي ديگر كليك كنيد، مرتب‎سازي براساس آن ستون تغيير خواهد كرد. اين ويژگي کاملا مشابه روال مرتب ‎سازي در برنامه Windows Explorer است.

تذكر: قبل از خواندن هر نامه، حتماً‌ موارد امنيتي آن را هم در نظر داشته باشيد. براي آگاهي بيشتر از اين موارد به مطلبي تحت عنوان ” نامه‎هاي ناخواسته “ در انتهاي همين فصل مراجعه كنيد.

پاسخگويي به نامه‌هاي دريافتي

پاسخگويي به هريک از نامه‌هاي دريافتي به دو روش انجام پذير است:

 پاسخگويي مستقيم

پاسخگويي غير مستقيم

پاسخگويي مستقيم به نامه

براي  پاسخگويي مستقيم به يک نامه رسيده به ترتيب زير عمل کنيد:

1-  در پوشه Inbox  روي عنوان نامه (The 1st email) كليك كنيد تا پنجره Message Display ظاهر شود.

2- با دقت در شکل زير مشخص مي‌گردد که هر نامه از دو قسمت تشكيل مي‎شود:

 

 

الف. محدوده مشخصات نامه شامل زمان ارسال، نام و آدرس فرستنده/ گيرنده و موضوع نامه (مستطيل شماره 1)

ب. محدوده متن نامه (مستطيل شماره 2)

      پس از خواندن متن نامه در صورت تمايل به نگهداري آدرس فرستنده در دفترچه آدرس‎هاي پستي مي‎توانيد بر روي نماد آدمك          كه در اين شكل با دايره علامت‎ گذاري شده، كليك كنيد. با انجام اين كار هر چند که در ظاهر اتفاق خاصي نمي‎افتد، اما عمل ذخيره‎ سازي آدرس صورت مي‎گيرد. بزودي خواهيد ديد كه با تكميل شدن اين دفترچه، كارآئي آن جهت وارد نمودن آدرس‎هاي پستي تا چه اندازه اهميت خواهد داشت.

3- براي پاسخگويي مستقيم به نامه، دكمه Reply واقع بر نوار ابزار بالاي پنجره را كليك كنيد (اگر تمايلي به پاسخگويي فوري نداريد، مي‎توانيد با كليك كردن برروي دكمه Back به پوشه Inbox باز گرديد).

 

 

 


4- پنجره Compose Message كه پس از انتخاب دكمه Reply ظاهر مي‎شود تا اندازهاي با حالت قبلي که در ارسال نامه مشاهده کرديد، تفاوت دارد. به شکل صفحه قبل توجه کنيد.

     اين تفاوت‎ها شامل موارد زير مي‌باشد:

محدوده آدرس گيرنده از قبل پر شده است.

محدوده موضوع نامه با اضافه كردن يك پيشوند Re: به موضوع نامه اصلي از قبل پر شده است.

اصل نامه فرستنده تحت عنوان Original Message در محدوده متن نامه قرار گرفته است.

حال در محدوده متن، پاسخ نامه را تايپ كرده و دكمه Send را فشار دهيد.

5-  از آنجا که خواندن نامه و پاسخگويي به آن از پوشه Inbox شروع شده است، پس از فرستادن نامه جديد مجدداً به پوشه Inbox باز خواهيد گشت.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


به دليل اين كه پاسخ نامه را به آدرس خودتان ارسال کرده ايد، نامه فرستاده شده بازهم وارد صندوق پستي خودتان خواهد شد. به شكل صفحه قبل توجه كنيد. با کمي  دقت متوجه خواهيد شد كه تغييراتي در اين شکل نسبت به زماني كه تنها يك نامه در آن وجود داشت، رخ داده است که عبارتند از:

عدد 1/2 درج شده مقابل نام پوشه Inbox ( بيضي سمت چپ) به معناي آن است كه دو نامه در اين پوشه وجود دارد كه يكي از آنها خوانده نشده است.

در گوشه سمت راست بالاي پنجره، پيغام”1 unread / 2 messages“ درج شده است كه مؤيد توضيحات بند قبل است. ( بيضي سمت راست)

رديف مربوط به نامه‎هاي رسيده که در وسط پنجره قرار دارد، دو سطر از مشخصات نامه‎هاي موجود در صندوق پستي را نشان مي‌دهد. ( مستطيل شماره 3)

يك پنجره كوچك نشان دهنده تعداد پيغام‎هاي رسيده براي چند لحظه روي صفحه ظاهر مي‎شود.(شماره 4)

دو نماد متفاوت از وضعيت نامه مشاهده مي‌شود که يكي به شكل پاكت نامه دربسته زرد رنگ      به مفهوم نامه خوانده نشده و ديگري به شكل پاكت نامه درباز سفيد رنگ با يك فلش سركج       به مفهوم نامه خوانده و پاسخ داده شده مي‌باشد.

  سطر مربوط به مشخصات نامه خوانده شده كمرنگ ‎تر از سطر مربوط به مشخصات نامه خوانده نشده است.

تذكر: با كليك كردن بر روي نماد وضعيت نامه مي ‎توانيد آن را از وضعيت نامه خوانده نشده (Unread Email) به وضعيت نامه خوانده شده (Read Email) و بالعكس تغيير دهيد.

6- به منظور مشاهده و خواندن محتويات نامه جديد موجود در پوشه Inbox صندوق پستي، بر روي عنوان آن (Re: The 1st email) كليك كنيد.

 

 

 

     همان گونه که در شكل زير ملاحظه مي‌کنيد، پنجره اي که ظاهر مي‌شود همان پنجره Message Display مربوط به تصوير مرحله 1 است. با كليك كردن بر دكمه‎هاي فلش قبلي و بعدي كه در بالا و پائين اين صفحه قرار گرفته‎ و با بيضي‎ علامت‎گذاري شدهاند، مي‎توانيد بدون خارج شدن از اين پنجره، متن نامه‎هاي قبل و بعد از اين نامه را هم مشاهده كنيد.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


تذكر 1: عدد 1 درون بيضي شكل بالا همان شماره رديفEmail موجود در پوشه Inbox است نه شماره صفحه آن. جهت بازگشت به پوشه Inbox بر روي دكمه Back واقع در گوشه سمت چپ بالاي پنجره كليك كنيد.

تذكر 2: در گوشه سمت راست بالاي پنجره‎ Message Display يك link بنام All headers قرار دارد كه در شكل با بيضي بزرگتري علامت‎ گذاري شده است. با كليك كردن بر آن، محدوده مربوط به مشخصات نامه عريض ‎تر گشته و اطلاعات كامل‎تري ارائه مي‌شود. اين اطلاعات براي كاربران عادي چندان استفاده‎اي ندارد. اگر اين گزينه را كليك نماييد، خواهيد ديد كه عبارت All headers بلافاصله به عبارت Simple headers  تغيير مي‎كند. كليك كردن بر عبارت جديد، پنجره Message Display را به وضعيت عادي باز خواهد گرداند.

پاسخگويي غير مستقيم به نامه

1- در پوشهInbox  روي نام فرستنده نامه (Trainer) كليك كنيد تا پنجره Compose Message همانند شکل زيرظاهر شود. تصوير زير با پنجره بخش اول مرحله 4 دو تفاوت دارد:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


الف- محدوده موضوع نامه از قبل پر نشده بلكه بايد توسط كاربر تكميل گردد.

ب- متن نامه فرستنده با عنوان Original Message ديگر در محدوده متن نامه قرار نمي‎گيرد.

     حال در محدوده متن، پاسخ نامه را تايپ كرده و دكمه Send را فشار دهيد.

2- پس از فرستادن پاسخ نامه مجدداً به پوشه Inbox باز خواهيد گشت. (شكل زير)

 

     آيا مي‎توانيد تفاوت‎هاي اين پنجره را با پنجره موجود در شكل بخش اول از مرحله 5 فهرست كنيد؟

بستن صندوق پست الکترونيکي

به خاطر داشته باشيد كه صندوق پست الکترونيکي شما بايد پس از هر بار مراجعه بسته شود. در غير اين صورت، احتمال سوء استفاده از آن براي افرادي كه در غياب شما از كامپيوترتان استفاده مي‎كنند، وجود دارد. بدين منظور، بر روي دكمه Logout واقع در منتهي‎اليه دكمه‎هاي موجود در Toolbar كليك نماييد. اين دکمه با علامت فلش در شكل صفحه قبل مشخص شده است. با انجام اين كار پنجره Logout همراه با يك پيغام با مضمون موفقيت‎آميز بودن عمل خروج از صندوق پستي همانند شكل زير ظاهر مي‎گردد. به منظور ورود مجدد به صندوق پستي خود بر روي دكمه Login again  كليك كنيد. اگر روي دكمه Exit كليك نماييد، پنجره جاري بسته خواهد شد.

تذكر: بطور كلي هرگاه با استفاده از كد كاربري و كد رمز وارد محيط يك نرم‎افزار يا يك محدوده خاص مي‎شويد، پس از خاتمه كار حتماً با استفاده از گزينه هاي خروج موجود در آن، از برنامه يا محدوده مورد نظر خارج شويد.  در غير اين صورت، منتظر عواقب ناشي از سوءاستفاده افراد فرصت‎طلب از امكانات خود باشيد.

     تا اينجا با چگونگي ارسال، دريافت و پاسخگويي به نامه الکترونيکي بطورساده و مختصر آشنا شديد. در فصل بعد، اين سه فرايند يكبار ديگر با كيفيتي متفاوت و همراه با توضيحاتي كامل ‎تر شرح داده خواهد شد.

 

 


نامه‎هاي ناخواسته

واقعيت اين است كه ارسال نامه براي شما گاهي از روي حسن نيت و به منظور انجام كارهاي ضروري صورت نمي‌گيرد بلكه از بين جمعيت انبوهي كه مشترك اينترنت هستند، افرادي هم وجود دارند كه براي ديگران نامه‎هاي غير ضروري و ناخواسته ارسال مي‎كنند. اين نامه‎ها را مي‎توان به صورت زير طبقه‎بندي كرد:

1- نامه‎هائي كه به صورت انبوه، با متن مشابه و عمدتاً با اهداف تبليغاتي براي گيرندگان بسياري در سراسر اينترنت ارسال مي‎شوند، نظير نامه‌هايي كه از طرف سايت Yahoo ارسال مي‎شوند.  ويژگي بارز اين گونه نامه‎ها، معين بودن فرستنده آنها است. بروز چنين مشكلي اغلب به عملكرد نادرست خود كاربر در اينترنت باز مي‎گردد. بدون ترديد سايت‎‌های مشهوري مانند Yahoo و MSN با فرستادن نامه‌هاي انبوه، عملکرد و سابقه خود را خدشه‌دار نمي‌کنند.

2- نامه‎هاي ناخواسته‎اي كه به صورت انبوه، با متن مشابه و عمدتاً با هدف آزار و يا خرابكاري براي گيرندگان بسياري در سراسر اينترنت ارسال مي‎شوند. ويژگي بارز اين گونه نامه‎ها آن است كه فرستنده آنها نامعين و مجازي است. به عبارت ديگر، هرچند که ممكن است در محدوده مربوط به نام فرستنده اين نامه‎ها چيزي نوشته شده باشد ولي اين آدرس واقعي نيست و حتي اگر چنين نامه‎اي را Reply كنيد، هرگز به دست فرستنده آن نخواهد رسيد.

     اين نامه‎ها كه به Spam شهرت دارند به دليل گسترش زياد، در سال‎هاي اخير به يك معضل اينترنتي تبديل شده اند. هرچند که تاکنون نرم‎افزارهاي مختلفي براي مقابله با آنها تهيه گرديده اما واقعيت اين است که هيچ يک كارآئي صد در صد ندارند. با پيروي از توصيه‎هاي اين قسمت شما مي‎توانيد تا حدود زيادي با اين مشكل مقابله كنيد.

     اين نامه‎ها براي تحقق اهداف خود از شيوه‎هاي گوناگوني استفاده مي‎كنند كه از آن جمله مي‎توان به موارد زير اشاره كرد:

الف- جاي گذاري يك برنامه Script در متن نامه ارسالي

ب- جاي گذاري يك متن اغواكننده همراه با يك لينك در نامه ارسالي كه كليك كردن بر روي آن، كاربر را به يك سايت مهاجم ارتباط مي‎دهد.

ج- پيوست كردن فايل‎هاي آلوده به ويروس در نامه ارسالي

     هر چند که ماهيت اين نامه‎ها با يكديگر كاملاً متفاوت است ولي همگي آنها در ويژگي ناخواسته بودن مشتركند. حال ممكن است اين سؤال براي شما مطرح شود كه چه كسي آدرس پست الكترونيكي شما را در اختيار ديگران قرار داده است؟ يا به عبارت ديگر آنها چگونه شما را پيدا مي‎كنند؟

      به طور كلي، هرچه افراد بيشتري آدرس شما را بدانند احتمال دريافت نامه‎هاي ناخواسته هم بيشتر مي‎شود. بنابراين نخستين گام براي جلوگيري از دريافت چنين نامه‎هائي اين است كه در دادن آدرس خود به ديگران بسيار دقت كنيد. با رعايت چند نكته مي‎توان كاري كرد كه اين آدرس كمتر در اختيار ديگران قرار گيرد. در اين زمينه به موارد زير دقت كنيد:

1- پر كردن فرم‎ها: هنگام گشت زني در وب، اغلب به سايت‎هائي برخورد مي‎كنيد كه براي اجراي درخواست شما (مانند دريافت يك فايل يا برنامه، كسب اطلاعات، عضويت در يك گروه و ...) فرم مشخصاتي در اختيارتان قرار مي‌دهند كه بايد آن را پر كنيد. پس از مدتي، اين سايت‎ها با فرستادن نامه‎هاي گوناگون ممكن است موجب دردسر شما شوند. به اين ترتيب، شما با دست خود اقدام به انتشار آدرس پستي خويش كرده‌ايد. اين عمل ممكن است از سوي يكي از دوستان يا همكاران شوخ‎ طبعي كه از جزئي ‎ترين مشخصات شما اطلاع دارد، صورت گيرد. از سوي ديگر، اگر اين سايت‎ها قابل اعتماد نباشند ممکن است آدرس پست الکترونيکي شما را به سايت‎هاي تبليغاتي بفروشند. بنابراين، توجه داشته باشيد كه غير از موارد ضروري هيچ فرمي را در اينترنت پر نكنيد زيرا در اغلب موارد از اين اطلاعات براي مقاصد تبليغاتي استفاده مي‌شود.

     مطمئن ‎ترين راه اطمينان به سايت‎ها اين است كه در زمان پر كردن فرم به دنبال لينكي به نام  Privacy Policy است باشيد. اين لينك شما را به يك صفحه ”تعهدنامه“ هدايت مي‎كند كه در آن، شركتي كه اين فرم را در اختيار شما قرار داده و مشخصات فردي شما را طلب مي‎كند، تعهد مي‎نمايد كه از اين اطلاعات به گونهاي استفاده كند كه موجب ايجاد مزاحمت براي شما نشود و يا آن را به اشخاص يا شركت‎هاي تبليغاتي نفروشد.

2- ارسال نامه به گروههاي خبري (Newsgroups): هنگامي كه نامه‎اي به يك گروه خبري پست مي‎كنيد، احتمال سرقت نام و آدرس شما وجود دارد.

 3- نصب نرم‎افزارها:  در موقع نصب برخي از نرم افزارها  از شما تقاضا مي‎شود كه مشخصات كامل خود را در فرم مخصوصي وارد كرده و‌ پس از پاسخ به برخي پرسش‎ها، اصطلاحا خود را Register نماييد. بهتر است  تا حد امكان از انجام اين كار خودداري کنيد.

4- ويروس‌هاي اينترنتي: اگر كامپيوتر شما به ويروس‎هاي اينترنتي آلوده شود، ممكن است آدرس پست الكترونيكي و ديگر مشخصات شما بطور خودکار به آدرس برخي سايت‎ها ارسال شود و از آن پس موج جديدي از دريافت نامه‎هاي مزاحم آغاز گردد. اين كار كه معمولاً به شكلي مرموز و به دور از چشم كاربر در هنگام اتصال به اينترنت انجام مي‎شود، محتويات دفترچه آدرس‎ پستي (Address Book) كامپيوتر ميزبان را براي سايت‎هاي معيني ارسال مي‎كند.

     در زير به دو راهکار کلي براي مقابله با نامه‎هاي ناخواسته اشاره مي‌شود.

1-  اقدامات پيشگيرانه كاربر

قبل از باز كردن نامه‎هاي رسيده در صندوق پستي خود، موارد زير را در نظر داشته باشيد:

هر نامه‎اي را كه از نظر شما مشكوك بوده و يا نام فرستنده آن مشخص نيست، بدون باز كردن حذف نماييد.

در مورد نامه‎هائي كه داراي پيوست هستند، ابتدا فايل مورد نظر را بوسيله يك نرم‎افزار ويروس ‎كش جديد و قوي چک كرده و آنگاه مي‌توانيد آن فايل را بر روي كامپيوتر خود ذخيره نماييد. براي انجام اين كار به راهنمايي لازم در فصل بعدي مراجعه كنيد.

تذکر: هرچند كه يكي از مزايا و قابليت‎هاي سرويس پست الكترونيكي دانشگاه، تجهيز آن به ويروس ‎ياب است ولي باز هم در زماني كه موج جديدي از حملات ويروس‎هاي اينترنتي آغاز مي‎شود،‌ احتمال دارد پيش از روز آمد شدن نرم‎افزار ويروس‎ياب، يكي از نامه‎هاي آلوده به ويروس جديد را دريافت كنيد.

هرگز جواب ندهيد! اگر يك نامه تبليغاتي را باز كرديد، از كليک کردن بر لينك‌هاي موجود در متن آن خودداري كنيد، حتي اگر اين لينك تحت عناويني چون لغو اشتراك (Unsubscribe)، دستورالعمل حذف (Remove) يا كلماتي مشابه آن باشد. زيرا در بسياري از موارد، اين عناوين حقه‌هايي از سوي فرستنده اين نامه‌هاست كه بوسيله آن شما آدرس خود را تأئيد مي‎كنيد. از اين طريق، فرستنده نامه درمي‌يابد كه شما يك ”گيرنده فعال“ هستيد و متعاقب آن سيل جديدي از ارسال نامه‎هاي مزاحم را آغاز مي‎كند. بنابراين هرگز كاري را كه در يک نامه Spam از شما خواسته مي‎شود، انجام ندهيد حتي اگر در آن قيد شده باشد كه انجام اين كار به نفع شما است.

2- انجام تنظيمات در صندوق پستي

شما مي‌توانيد با انجام چند تغيير درصندوق پستي خود با نامه‎هاي ناخواسته مقابله کنيد:

اگر فرستنده اقدام به جاي گذاري يك Script در متن نامه ارسالي خود كرده باشد، در هنگام باز شدن نامه مذکور پيغامي توسط Webmail مبني بر اجراي آن صادر خواهد شد كه بايد به آن پاسخ مناسب دهيد. اقدام صحيح آن است كه پيش از باز كردن چنين نامه‎هائي آنها را تشخيص داده و حذف نماييد. براي تغيير تنظيمات پيش ‎فرض درصندوق پستي به قسمتهاي 6 و 7 از گزينه‎هاي Message Reading موجود در User Preferences مراجعه كنيد. اين گزينه‎ها در انتهاي فصل 2 و با عنوان ”پيكره بندي صندوق پستي“ شرح داده شده‌اند.

فيلتر کنيد! اگر نمي‎توانيد جلوي رسيدن نامه‎هاي ناخواسته به كامپيوترتان را بگيريد، يكي از روش‎هاي مقابله با اين نامه‎ها آن است كه آنها را فيلتر كنيد. روش انجام اين كار در انتهاي فصل 2 و با عنوان ”فيلترگذاري در صندوق پستي“ شرح داده خواهد شد.

براي انجام کارهايي نظير اشتراکهاي اينترنتي از يک صندوق پست الکترونيکي ديگر استفاده کنيد. بسياري از کاربران داراي يك آدرس پستي ديگري نيز هستند كه از آن براي همه گونه فعاليت‎ اعم از عضويت‎ اينترنتي و بطور كلي كارهاي غيرخصوصي استفاده مي‎كنند. به اين ترتيب، نامه‎هاي ناخواسته ناشي از عملكرد آنان هميشه به اين آدرس پستي سرازير مي‎شود. سايتهائي (نظير Yahoo و Hotmail) كه سرويس مجاني پست الكترونيكي ارائه مي‎كنند، اغلب براي انجام اين كار مناسب ميباشند.